Gestión de Documentos con Estatus Indeterminado en la API MATIAS (Interacción con DIAN)

Gestión de Documentos con Estatus Indeterminado en la API MATIAS (Interacción con DIAN)

Introducción: Esta guía explica qué son los estatus indeterminados al emitir documentos electrónicos (facturas, notas) a través de la API MATIAS, por qué ocurren y cómo gestionarlos eficazmente en el contexto de la validación de la DIAN.

Sumario:

  1. ¿Qué es un Estatus Indeterminado en la Facturación Electrónica con DIAN?
  2. ¿Por qué ocurren los Estatus Indeterminados?
  3. ¿Qué tipos de Estatus consulta automáticamente el sistema y qué significan?
  4. ¿Cómo se recomienda proceder para anular un documento en estado "En Proceso" u otro indeterminado?
  5. ¿Existen otros incidentes relacionados con la validación DIAN?

1. ¿Qué es un Estatus Indeterminado en la Facturación Electrónica con DIAN?

Un estatus indeterminado (o no conclusivo) es un estado intermedio que se presenta cuando un documento electrónico (factura, nota crédito/débito) enviado a la DIAN para su validación no recibe una respuesta final inmediata de "Validado" (código 200) o "Rechazado" (código 99).

2. ¿Por qué ocurren los Estatus Indeterminados?

Estos estados intermedios ocurren principalmente debido a problemas técnicos durante la comunicación entre el sistema emisor y los servicios web de la DIAN. Las causas más comunes son:

  • Errores de conexión o intermitencia en la red.
  • Tiempos de espera excedidos (Timeouts) en la respuesta de la DIAN.
  • Fallos transaccionales o congestión momentánea en la plataforma de la DIAN.

Los momentos de alta latencia o timeouts en la comunicación aumentan la probabilidad de que un documento quede en estado indeterminado.

3. ¿Qué tipos de Estatus consulta automáticamente el sistema y qué significan?

El sistema de la API MATIAS implementa un proceso automático para gestionar estos casos:

  • Espera Inicial: Se espera un tiempo prudencial (aproximadamente 10 minutos) para permitir que procesos internos (timeouts, rollbacks) ocurran y el estado pueda definirse.
  • Consulta Automática: Pasado este tiempo, si el documento sigue sin un estado final, el sistema consulta activamente su estatus ante la DIAN.

Los posibles resultados de esta consulta son:

  • 98 - En Proceso

    • Descripción: La DIAN indica que el documento aún está siendo procesado y no ha llegado a una conclusión (Validado o Rechazado).
    • Acción Recomendada:
      1. Monitoreo: El sistema seguirá consultando periódicamente.
      2. Decisión Manual (Sugerencia): Si después de aproximadamente 4 horas el documento sigue En Proceso, se sugiere generar un nuevo documento con un consecutivo fiscal diferente para no detener la operación comercial.
      3. Anulación Preventiva: Proceder a anular el documento original (el que quedó En Proceso) mediante una Nota Crédito, independientemente de cómo concluya finalmente en la DIAN (ver sección 4).
      • Nota: Nuestro sistema considera este estado como un error definitivo si no se resuelve en 48 horas ("Error definitivo por no superar etapa de proceso").
  • 200 - Validado

    • Descripción: La DIAN confirma que el documento fue validado exitosamente. Es un estado final.
    • Acción Recomendada: Proceder con el flujo normal: enviar el documento (con la validación de la DIAN) por correo electrónico al adquirente.
  • 99 - Rechazado

    • Descripción: La DIAN informa que el documento no fue validado debido a errores. Es un estado final.
    • Acción Recomendada:
      1. Revisar los motivos de rechazo informados por la DIAN.
      2. Corregir los errores en el documento.
      3. Reenviar la transacción corregida (generalmente con el mismo consecutivo si la DIAN no lo invalidó, o con uno nuevo si es necesario).
  • 202 - Validado sin Application Response (AR)

    • Descripción: La DIAN indica que el documento está validado, pero el sistema no pudo obtener el ApplicationResponse (el archivo XML firmado por la DIAN que es la evidencia formal de la validación).
    • Acción Recomendada (Opcional):
      • Aunque técnicamente validado, la falta del AR puede ser problemática para algunos procesos (ej. RADIAN).
      • Opcional: Si es crítico contar con el AR o para evitar futuras inconsistencias, se podría generar una nueva factura con un nuevo consecutivo y anular este documento (el que quedó 202) mediante Nota Crédito. Consultar el caso específico si hay dudas.
  • 66 - No Registrado

    • Descripción: La DIAN informa que el documento consultado no se encuentra en sus sistemas.
    • Acción Recomendada:
      • Caso Común (99%): Intentar reenviar la factura exactamente igual, con el mismo consecutivo fiscal. Usualmente, la DIAN la procesará y responderá con 200 - Validado o 99 - Rechazado.
      • Caso Poco Frecuente: Si después de reenviar sigue como 66 o genera un error persistente, podría ser un error interno. En este caso, sería necesario generar un nuevo documento con un nuevo consecutivo fiscal.
  • Otros Casos No Documentados

    • Descripción: Si la consulta devuelve un estado inesperado o no concluyente no listado aquí.
    • Acción Recomendada: Considerarlo como no exitoso. Anular el documento original mediante Nota Crédito y emitir uno nuevo con un consecutivo diferente.

4. ¿Cómo se recomienda proceder para anular un documento en estado "En Proceso" u otro indeterminado?

Emitir una Nota Crédito para anular un documento que formalmente no está "Validado" (como los que quedan En Proceso, 202 o 66) genera dudas. La recomendación es:

  • Priorizar la Operación: Si necesitas entregar una factura válida al cliente y el original está indeterminado, genera un nuevo documento fiscal con un nuevo consecutivo para representar la venta correctamente.
  • Cerrar el Ciclo del Documento Original: Para el documento que quedó indeterminado (ej. En Proceso), intenta emitir una Nota Crédito de anulación referenciándolo. Pueden pasar dos cosas:
    • Escenario A (Común): La DIAN rechaza la Nota Crédito indicando que el documento referenciado "no existe" o "no está validado". Esto confirma que el documento original nunca tuvo efecto fiscal.
    • Escenario B: La DIAN acepta la Nota Crédito. Esto podría ocurrir si el documento original En Proceso eventualmente fue validado por la DIAN sin que el sistema lo detectara inicialmente. En este caso, la anulación es exitosa.
  • Objetivo: El "intento" de anulación busca dar un cierre administrativo y fiscal al consecutivo original que presentó problemas, minimizando riesgos de documentos válidos desatendidos.

5. ¿Existen otros incidentes relacionados con la validación DIAN?

Sí, aunque menos frecuentes, pueden ocurrir otros escenarios, especialmente durante actualizaciones de la plataforma DIAN:

  • Rechazos por Reglas Inesperadas: Ocasionalmente, la DIAN puede rechazar (99) un documento aplicando reglas nuevas no documentadas o interpretándolas de forma distinta temporalmente.
    • Acción Recomendada: Esperar unas horas a que la situación en la DIAN se normalice y luego reintentar el envío de la misma transacción sin cambios.
  • Validaciones No Reflejadas en Consulta: Casos muy raros donde un documento está 200 - Validado (se tiene el AR firmado por DIAN), pero si se consulta posteriormente a la DIAN, responde 66 - No Registrado.
    • Acción Recomendada:
      • Si el adquiriente es persona natural o proveedor extranjero (que no usan RADIAN), generalmente no requiere acción.
      • Si el adquiriente necesita registrar eventos (aceptación, reclamo) o negociar la factura en RADIAN, este estado inconsistente puede ser un problema. En este caso, se sugiere anular el documento original (con estado inconsistente) mediante Nota Crédito y generar uno nuevo con nuevo consecutivo.