Este artículo detalla cómo utilizar el nuevo servicio de la DIAN (implementado en abril de 2025, Resolución 000202 de 2025) para expedir facturas electrónicas y cómo proceder si la información del comprador no se obtiene automáticamente.

Requisito Previo: Asegúrate de que tu sistema de facturación esté actualizado para usar el nuevo servicio:

• Servicio Gratuito DIAN: Se actualiza automáticamente.
• Software Propio / Proveedor Tecnológico: Requiere una actualización para integrar la consulta automática de datos a la DIAN. Contacta a tu desarrollador o proveedor.

Procedimiento Estándar de Facturación:

1. Solicita al comprador su tipo y número de documento (Cédula o NIT).
2. Ingresa esta información en tu sistema de facturación actualizado.
3. El sistema debería conectarse automáticamente al servicio DIAN y rellenar el nombre/razón social y el correo electrónico del comprador.
4. Verifica los datos autocompletados y genera la factura electrónica.

¿Qué Hacer si los Datos del Comprador No se Autocompletan?

Si al ingresar el número de documento, el sistema indica que no encuentra la información del comprador en la base de datos consultada:

1. Verifica que el tipo y número de documento ingresados sean correctos.
2. Si son correctos y aún no se encuentran los datos, estás autorizado a solicitar únicamente la siguiente información mínima al comprador:
   • Nombre completo o Razón Social.
   • Confirmación del Tipo y Número de Identificación.
   • Correo electrónico, solo si el comprador desea recibir la factura electrónica por este medio. Recuerda que el comprador no está obligado a proporcionarlo.
3. Ingresa manualmente esta información mínima en tu sistema para generar la factura.

Entrega de la Factura Sin Correo Electrónico:

• Si el comprador no desea proporcionar su correo electrónico, tienes la obligación de generar y entregar una representación gráfica impresa de la factura electrónica en ese momento.

Recordatorio Importante: Está estrictamente prohibido solicitar al comprador datos adicionales como número de teléfono, dirección física, copia del RUT o cualquier otra información que no sean los tres puntos mencionados anteriormente para la simple expedición de la factura.